POLITICA GENERALĂ DE CONFIDENȚIALITATE
în cadrul  X-PERT ALUMINIU S.R.L.

cu privire la Regulamentul UE 2016/679 privind protecția persoanelor fizice în ceea ce privește prelucrarea datelor cu caracter personal și privind libera circulație a acestor date și de abrogare a Directivei 95/46/CE

X-PERT ALUMINIU S.R.L. (hereinafter referred to as "the Company" or "the Organization")  aligns with Regulation (EU) 2016/679 of the European Parliament and of the Council, known as the General Data Protection Regulation (GDPR), applicable from May 25, 2018.

As an EU Regulation, GDPR applies directly and uniformly across all member states of the European Union, aiming to strengthen and unify security policies in the online environment and provide better protection of personal data for all European citizens.

Respecting confidentiality and protecting personal data are fundamental principles that our organization has recognized and given due importance and attention to. Understanding, awareness, and implementation of these principles are crucial for our company to comply with the requirements of the aforementioned European Regulation.

One of the fundamental principles of this Regulation is transparency, and through this General Privacy Policy, we aim to inform you about how we collect, use, transfer, and protect your personal data.

We reserve the right to update, revise, and modify this General Privacy Policy periodically. In the event of any changes, we will post the updated and revised version of the General Privacy Policy on our website.

This Policy applies to:

• Sediilor și punctelor de lucru aparținând X-PERT ALUMINIU S.R.L.
• Tuturor departamentelor și întregului personal aparținând X-PERT ALUMINIU S.R.L.
• Tuturor contractanților, furnizorilor și altor persoane care lucrează în numele X-PERT ALUMINIU S.R.L.
• Tuturor clienților și potențialilor clienți ai X-PERT ALUMINIU S.R.L.
• Tuturor potențialilor angajați ai X-PERT ALUMINIU S.R.L.

Această Politică Generală de Confidențialitate se referă la datele cu caracter personal ale clienților, furnizorilor, altor persoane care ne contactează și care ne vizitează și ale reprezentanților acestora, potențiali colaboratori și colaboratori și se aplică datelor colectate prin intermediul site-ului nostru …..ro, precum și tuturor celorlalte date cu caracter personal pe care le colectăm prin e-mail, formulare de contact.

1. GENERAL INFORMATION:

X-PERT ALUMINIU S.R.L. (denumită în continuare, SOCIETATEA/COMPANIA) este o persoană juridică de naționalitate română, având sediul social în Mun. Ploiesti, Parcul Industrial Ploiești, 100213, Șos. Ploiești-Târgoviște, km. 8, Str. Piramidei nr. 6 A, având numărul de înregistrare la Registrul Comerțului de pe lângă Tribunalul Prahova J29/526/2012 și Cod unic de înregistrare RO 12525284.

Under data protection legislation, we act as the DATA CONTROLLER atunci când prelucrăm datele dumneavoastră cu caracter personal. Pentru ca datele persoanelor fizice vizate să fie prelucrate în siguranță, am depus toate eforturile să implementăm măsuri rezonabile pentru a proteja informațiile  personale ale acestora.

We value your opinions and are always interested in providing you with any additional information you may need regarding the processing of your data. You can contact us at the email address: office@ xpertaluminiu.ro sau direct printr-o cerere înregistrată la registratura noastră sau transmisă prin poștă sau curier la sediul nostru din Mun. Ploiesti, Parcul Industrial Ploiești, 100213, Șos. Ploiești-Târgoviște, km. 8, Str. Piramidei nr. 6A – cu mențiunea: Customer Relations Department.

• Termeni Regulament:
  • Data Controller - entitatea – în cazul de față – X-PERT ALUMINIU S.R.L., sau orice altă persoană juridică, autoritate publică, agenție sau organizație non-guvernamentală, care prelucrează sau stabilește scopurile și mijloacele de prelucrare a datelor cu caracter personal;
  • Personal Data- any information relating to an identified or identifiable natural person; an identifiable person is one who can be identified, directly or indirectly, by reference to an identifier such as name, address, personal identification number, email, phone number, income, biometric data, image, IP address, or by reference to medical, genetic data, data concerning ethnic or racial origin, political, religious, philosophical, cultural beliefs, or trade union membership.
  • Data Subject -any individual whose personal data is or may be processed by the data controller.

• Purpose of the General Privacy Policy:

When a data subject enters into any kind of relationship with us, they entrust us with their information.

The purpose of this General Privacy Policy is to explain to the data subjects what data we process, why we process it, and what we do with it – as the data controller. We take confidentiality seriously and never transmit or sell any personal data of our customers, lists, or email addresses. Being fully aware that personal information belongs to each individual, we take every possible measure to store them securely and process them with care. We do not provide information to third parties without prior notification to the data subjects. This information is crucial, and we hope it will be read attentively.

Această Politică Generală de Confidențialitate nu acoperă aplicațiile și site-urile altor terți la care persoanele pot ajunge prin accesarea link-urilor de pe site-ul nostru. Acest lucru excede controlului nostru. Încurajăm toti vizitatorii să examineze Politica de confidențialitate de pe orice site și/sau aplicație înainte de a furniza date personale.

This General Privacy Policy also covers the recruitment and selection process for candidates applying to company positions (de ex. – compania obține date cu caracter personal ca urmare a solicitării/ completării unui formular dintr-o aplicație sau prin primirea unui CV – prin e-mail sau la secțiunea Cariere de pe site). Compania aduce la cunoștința solicitanților datele personale care le vor fi colectate, scopul în care sunt colectate și cum vor fi utilizate, in strânsa legatură cu existenta  prezentei Politici de confidentialitate formulata de companie (în operațiunea de recrutare pe e-mail cat si în secțiunea Cariere de pe site, există un link către politica de confidențialitate).

According to the legislation, the individual receiving our services or the individual in any kind of relationship with us is a "data subject", meaning an identified or identifiable natural person. To be completely transparent about data processing and to enable data subjects to easily exercise their rights at any time, we have implemented measures to facilitate communication between us, the data controller, and the data subject.

If you have not yet reached the age of 16, you will need the consent of your parents or legal guardian before providing any personal information to us for registration or other online activities. If you are unsure about the information you see on this site, please ask your parents or guardian for help.

Any processing of personal data of minors will be carried out only in accordance with the law.

• Commitment of X-PERT ALUMINIU S.R.L.:

The protection of personal information of data subjects is of utmost importance to us. Therefore, we are committed to complying with the new Regulation (EU) 2016/679, applicable national legislation, and the following principles:

• Legality, fairness, and transparency:

We process personal data legally and fairly. We are always transparent about the information we use, and the data subject is appropriately informed.

• Controlul aparține persoanei fizice vizate:

Within the limits of the law, we provide the data subject with the ability to examine, modify, delete the personal data they have shared with us, and exercise their other rights.

• Data integrity and purpose limitation:

We use data only for the purposes described at the time of collection or for new purposes compatible with the original ones. In all cases, our purposes are in line with the law. We take reasonable measures to ensure that personal data is accurate, complete, and up-to-date.

• Security:

We have implemented reasonable security and encryption measures to protect information to the best of our ability. However, it is important to note that no website, application, or internet connection is entirely secure.

2. RIGHTS OF THE DATA SUBJECT UNDER THE NEW REGULATION:

• Dreptul de retragere a consimțământului acolo unde prelucrarea se face în baza consimțământului;
• Dreptul de a fi informată cu privire la prelucrarea datelor tale;
• The right of access to your data;
• Dreptul de a rectifica datele inexacte sau incomplete;
• Dreptul de ștergere („dreptul de a fi uitat”);
• Dreptul la restricționarea prelucrării;
• Dreptul de a transmite datele pe care le avem despre persoana vizată către alt operator;
• Dreptul de a se opune prelucrării datelor;
• Dreptul de a nu face obiectul unei decizii bazate exclusiv pe prelucrarea automată, inclusiv crearea de profiluri;
• Dreptul de a se adresa justiției;
• The right to lodge a complaint with the Supervisory Authority.

3. CATEGORIES OF PERSONAL DATA. PURPOSES AND LEGAL BASIS FOR PROCESSING:

În contextul interacțiunii dvs. cu X-PERT ALUMINIU S.R.L.,  dvs. ca persoană fizică – iar în sensul Regulamentului – persoană fizică vizată, puteți face obiectul activităților de prelucrare a datelor pe care le efectuăm.

X-PERT ALUMINIU S.R.L. poate solicita și/sau colecta informații de la dumneavoastră în mod voluntar atunci când:

3.1. You seek assistance or provide us with comments, suggestions, or questions related to our website, activities, and/or services, as well as the processing of your personal data.

In this case, we use the contact information to communicate with you regarding your requests. The purpose of processing in this case is to analyze your inquiries and provide responses to them.

3.2 CATEGORIILE DE DATE PERSONALE PRELUCRATE ÎN CONTEXTUL RELAȚIEI NOASTRE CU DVS. SUNT:

1. In the case where you are our collaborators or potential collaborators, representatives of our suppliers, the personal data we process are your name, email address, and phone number.
2. Daca sunteți clienți ai companiei noastre, datele cu caracter personal pe care le prelucrăm sunt: nume, prenume, data naşterii, sexul,adresa de facturare, adresa de livrare, informatii financiare, e-mail și număr de telefon şi informaţii suplimentare pe care decizi în mod voluntar să le partajezi.

3.4 Dacă aplicați pentru un loc de muncă în cadrul X-PERT ALUMINIU S.R.L.:

Folosim datele cu caracter personal conținute în CV-urile pe care le primim pentru a evalua calificările solicitanților pentru o poziție în cadrul companiei noastre, pentru a comunica cu aceste persoane în vederea recrutării, pentru îndeplinirea măsurilor precontractuale încheierii contractului individual de muncă (dacă recrutarea are succes), ori îndeplinirii interesului nostru legitim în legătură cu acest scop al prelucrării. Ne întemeiem în acest caz pe efectuarea demersurilor efectuate cu scopul încheierii și executării unui contract de muncă.

The categories of data processed in the context of our relationship with you are your name, email address, phone number, address, personal data included in CVs, details about education and training, professional qualifications, and any other personal data you may provide directly.

În acest caz, prelucrarea datelor va avea la baza consimțământul dumneavoastră, ori efectuarea demersurilor de către Societate înainte de încheierea contractului de muncă, ori îndeplinirea unei obligații legale a Societății, ori un interes legitim al Societății în legătură cu scopul prelucrării, ori protejarea intereselor vitale ale persoanei vizate sau ale altei persoane fizice, ori protejarea pe cale administrativă, judiciară sau arbitraj a unor interese legitime a Societății în legătură cu scopul prelucrării.

În cazul în care recrutarea are succes, datele personale colectate vor deveni parte a dosarului de personal necesar pentru încheierea contractului individual de muncă și vor fi prelucrate de către noi conform Notei de informare privitoare la prelucrarea datelor personale ale salariaților noștri (notă de informare care vă va fi prezentată dacă recrutarea are succes).

Dacă (i) recrutarea pentru un post în Societate a eșuat, sau (ii) dacă nu există o poziție deschisă de recrutare în Societate pentru postul vizat de către dumneavoastră, dar totuși am primit date personale de la dumneavoastră în calitate de candidat pentru o eventuală recrutare („candidatură speculativă”), vom șterge datele dumneavoastră primite în scopul recrutării în termen de 180 de zile calendaristice de la data la care recrutarea a eșuat, ori de la data la care am primit aceste date de la dumneavoastră (în cazul candidaturii speculative), cu excepția situației în care suntem nevoiți a documenta și apăra pe cale judiciară sau administrativă drepturile Societății în legătură cu această recrutare.

În cazul în care recrutarea pentru un post în Societate a eșuat, sau nu există o poziție deschisă de recrutare în Societate pentru postul vizat, dar: (i) sunteți de acord sa păstrăm datele dumneavoastră personale pentru campanii de recrutare viitoare ce pot sa apară în Societate, ori (ii) sunteți de acord să transferăm datele dumneavoastră personale către alte societăți din grupul nostrum de firme pentru ca aceste societăți să analizeze dacă este posibilă recrutarea dumneavoastră la o altă societate din grup, Vă vom solicita consimțământul în aceste scopuri prin formularele existente la sediul nostru sau la punctele de lucru ale societății noastre ori pe pagina noastră de internet www.xpertaluminiu.ro.

3.5 Dacă sunteți vizitator al site-ului nostru web:

Folosim datele cu caracter personal pe care le colectăm de la dvs. când vizitați site-ul nostru de internet xpertaluminiu.ro, pentru a procesa și a răspunde întrebărilor dvs. transmise prin intermediul formularelor on-line disponibile, precum și pentru a trimite newsletter, serviciu la care  v-ați abonat în prealabil, în timp ce ați vizitat site-ul nostru.

We base this data processing activity on our legitimate interest in providing the requested information related to our activities, services, and products. The categories of data processed in this context are your name, email address, and phone number.

Additionally, we use your personal data to monitor traffic and improve the content of the website. We rely on our legitimate interest in ensuring the proper functioning of our website and its improvement for this data processing activity. A cookies usage policy is also available on the website.

4. DE CE COLECTEAZĂ X-PERT ALUMINIU S.R.L.THIS DATA 

We collect the information of data subjects for specific and legitimate purposes as described above in this General Privacy Policy, which include, but are not limited to, the following:

• To communicate with candidates for company positions;
• To make the appropriate decision regarding their employment;
• For the conclusion and execution of an employment contract according to the candidates' specialization/qualifications;
• For the conclusion, execution, or modification of a contract between the data subjects and the company;
• To respond to inquiries and requests from data subjects;
• To provide and improve the services and products offered by the company;
• To fulfill our contractual obligations to you;
• To diagnose or resolve technical problems;
• To defend the company against cyberattacks;
• To comply with company legislation;
• To establish or exercise a legal claim in court.

Astfel, X-PERT ALUMINIU S.R.L vă solicită să furnizați categoriile de date cu caracter personal pentru scopurile menționate anterior, deoarece altfel nu putem să îndeplinim acele scopuri, respective să ne desfășurăm activitatea în bune condiții.

Dacă furnizați X-PERT ALUMINIU S.R.L. datele cu caracter personal ale altor persoane fizice, vă rugăm să le comunicați înainte de această dezvăluire modalitatea în care X-PERT ALUMINIU S.R.L. intenționează să prelucreze datele cu caracter personal, așa cum este descris în această politică generală de confidențialitate.

5. STOCAREA DATELOR ÎN CADRUL X-PERT ALUMINIU S.R.L.

Datele dvs. cu caracter personal sunt stocate pe perioada necesara pentru a respecta diversele obligații legale de către  X-PERT ALUMINIU S.R.L..  Este de reținut faptul că în anumite situații expres reglementate, stocăm datele pe perioada care ne este impusă de lege.

Furthermore, if the data is not collected within the context of an agreement, such data will be retained for as long as necessary to achieve the intended purpose of data collection or any longer period required by law, a records retention policy, or public authorities.

Immediately after the applicable archiving period expires, the data must be:

1. a) securely erased or destroyed; or
2. b) transferred to an archive (unless prohibited by law or records retention regulation).

Datele cu caracter personal colectate și utilizate pentru abonarea la newsletter-ul nostru vor fi șterse imediat dacă vă dezabonați de la serviciul nostru de newsletter.După încheierea perioadei, datele cu caracter personal ale persoanelor vizate vor fi distruse sau șterse din sistemele informatice sau transformate în date anonime pentru a fi utilizate în scopuri de cercetare științifică, istorică sau statistică.

6. SHARING YOUR INFORMATION WITH THIRD PARTIES:

X-PERT ALUMINIU S.R.L. nu va dezvălui datele obținute de la persoane vizate, către alte companii terțe fără să fi obținut în prealabil un consimțământ expres și separat în acest sens.

Compania confirmă că datele dvs. cu caracter personal obținute sunt stocate în mod securizat sau sunt distruse, sens în care informăm persoanele vizate că există acorduri de prelucrare a datelor cu furnizorul/furnizorii de software prin care aceștia au asigurat la rândul lor compania că sunt conformi cu GDPR.

X-PERT ALUMINIU S.R.L. poate dezvălui datele persoanelor fizice vizate, respectând legea aplicabilă, partenerilor de afaceri sau altor terți, cum ar fi proprii împuterniciți.

We constantly make reasonable efforts to ensure that these third parties have implemented appropriate protection and security measures. We have contractual clauses with these third parties to protect your data. We will inform data subjects of the identity of these companies before disclosure or within a reasonable time frame and ensure that any transfer is legitimate, based on their consent or other legal basis.

For example, we may provide personal data to other companies, such as IT or telecommunications service providers, banks, accounting, legal services, and other third parties with whom we have a contractual relationship. These third parties are carefully selected so that your data is processed only for the purposes we indicate.

Additionally, the company may share the personal data of data subjects with business partners as part of a joint effort to provide a product or service.

Deși puțin probabil, compania ar putea vinde în viitor afacerea sau o parte a afacerii, situație care va include transferul  acestor date.

The data may also be transferred to other parties with the consent or based on the instructions of the data subjects.

Personal information may be provided to prosecutors, police, courts, and other authorized state authorities, based on and within the limits of the law and in response to explicit requests.

To a reasonable extent, the company will ensure that the personal data of data subjects does not leave the European Economic Area (EEA). However, if data is transferred to countries outside the EEA, the company will ensure, in all cases, that the transfers are legitimate, based on explicit consent of the data subjects or other legal basis.

X-PERT ALUMINIU S.R.L. aduce la cunoștința oricărei persoane fizice vizate faptul că:

• They can withdraw their consent regarding the processing of sensitive data and/or for direct marketing at any time by following the unsubscribe instructions in each email or other electronic message.
• If they wish to exercise their rights, they can do so by submitting a written request, which should be delivered to the headquarters/branch of X-PERT ALUMINIU S.R.L.sau printr-o cerere scrisa transmisa adresa de e-mail office@ ro;
• The rights listed above are not absolute. There are exceptions, and each request received will be analyzed to decide whether it is well-founded or not. If the request is well-founded, the company will facilitate the exercise of the rights. If the request is unfounded, it will be rejected, but the data subjects will be informed about the reasons for the refusal and their rights to lodge a complaint with the Supervisory Authority and to seek legal remedies.
• The company will attempt to respond to the request within 30 days. However, the timeframe may be extended based on various factors, such as the complexity of the request, a large number of requests received, or the inability to identify the data subject within a reasonable time.
• Dacă, deși depune toate eforturile, compania nu reușeste să identifice persoana vizată, iar aceasta nu îi furnizează informații suplimentare pentru a reuși să o identifice, compania nu va fi obligată  să dea curs solicitării.

7. REQUESTS AND EXERCISING RIGHTS:

În situația în care veți dori să vă exercitați oricare dintre drepturile enumerate mai sus în prezenta Politică Generală de Confidențialitate, să formulați observații sau să obțineți  informații sau clarificări suplimentare cu privire la prelucrarea datelor dvs. personale, dacă aveți întrebări sau nelămuriri cu privire la prelucrarea informațiilor dvs.  sau doriți să vă exercitați drepturile legale sau aveți orice altă îngrijorare cu privire la confidențialitatea asupra datelor dvs., vă rugăm să contactați  X-PERT ALUMINIU S.R.L. prin intermediul persoanei desemnate în acest sens, respectiv Dl./ Dna. Tudor Stela la adresa de e-mail office@xpertaluminiu.ro pentru asigurarea faptului că X-PERT ALUMINIU S.R.L. respectă toate cerințele GDPR.

A response to all requests will be provided as soon as possible, but no later than one month from the receipt of the request, with the possibility of extending this period by a maximum of 2 months in case of complex processing or a large volume of such requests.

Toate solicitările pot fi depuse personal sau transmise prin poștă/curier la sediul nostru din Mun. Ploiesti, Parcul Industrial Ploiești, 100213, Șos. Ploiești-Târgoviște, km. 8, Str. Piramidei nr. 6A, sau prin poștă electronică la adresa de e-mail: office@xpertaluminiu.ro.

It is also important to know that in Romania, the National Supervisory Authority for Personal Data Processing ("A.N.S.P.D.C.P.") operates, and you have the right to lodge a complaint if you believe that your rights have been violated by accessing the website www.dataprotection.ro.

X-PERT ALUMINIU S.R.L